Quais os principais desafios da gestão do conhecimento nas empresas?

O filósofo Francis Bacon acertou em cheio quando disse que “conhecimento é poder”. Então, as empresas que conseguem superar os desafios da gestão do conhecimento dão um passo à frente dos concorrentes em direção ao sucesso no mercado.

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Desde os tempos primitivos, as novas descobertas contribuíram para o desenvolvimento e organização da nossa sociedade. Do fogo, passando pela escrita, a criação do papel até a instituição da democracia, o conhecimento trouxe ordem para muitos processos da nossa sociedade.

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As boas práticas de gestão do conhecimento nas empresas permitem que as organizações criem uma base de dados e informações que ajudam a orientar o trabalho no presente e guiar as tomadas de decisão para o futuro. 

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É claro que a expansão da tecnologia também contribuiu para organizar e fazer diagnósticos valiosos para melhorar o desempenho interno e no mercado.

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Quer entender mais sobre o conceito e os desafios da gestão do conhecimento? Continue lendo o artigo e aprenda mais sobre o tema.

O que é gestão do conhecimento?

A gestão do conhecimento é um processo de gestão empresarial cujo objetivo é criar, gerir, usar e compartilhar aprendizados dentro de uma organização.

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Toda empresa começa com um objetivo e a sua evolução no mercado possui marcos importantes, pontos de viradas, erros, acertos, etc.

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Tudo isso vira conhecimento a partir da análise de dados que fornecem informações que, por sua vez, contribuem para consolidar processos e também para evitar que os mesmos erros se repitam.

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Com a gestão do conhecimento, todos os materiais ficam reunidos de maneira que fiquem ao alcance de todos e possam ser facilmente pesquisados. As informações levantadas para criar a base da gestão do conhecimento podem incluir:

• Documentação;
• Processos;
• Boas práticas;
• Tecnologias;
• Conselhos;
• Melhoria contínua;
• Experiências;
• Treinamentos;
• Informações;
• Onboarding;
• Pessoas, entre outras.

Quais são os desafios da gestão do conhecimento nas empresas?

Tanto as pequenas quanto as grandes empresas enfrentam os mesmos desafios na hora de criar um sistema de gestão do conhecimento organizado e realmente útil.

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Buscar soluções para esses desafios ajuda a melhorar a qualidade do atendimento ao cliente e a oferecer uma experiência mais satisfatória. 

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Veja quais são os principais pontos que devem ser superados para criar um sistema de gestão do conhecimento otimizado:

1. Sistemas com tecnologia defasada

Encontrar informações no sistema é uma tarefa complicada ou atualizar algo leva mais tempo do que deveria? Consequentemente, quase ninguém recorre ao sistema para pesquisar dados e processos.

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Esse problema está relacionado com a tecnologia defasada utilizada para organizar a gestão do conhecimento. Os sistemas mais antigos tem uma estrutura descentralizada, o que significa não saber se as informações estão armazenadas em uma unidade de disco da rede, na nuvem ou em um dos bancos de dados.

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Então, o desafio da gestão do conhecimento nesse ponto é encontrar as ferramentas certas para criar uma estrutura centralizada e interligada para armazenar as informações.

2. Engajamento dos colaboradores

Outro dos desafios da gestão do conhecimento é em relação ao engajamento dos colaboradores.

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O primeiro passo desse processo é gerar conhecimento. Então, se um projeto acaba e nenhum relatório é feito para documentar erros, acertos e resultados alcançados, o aprendizado se perde.

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Por isso, os líderes de equipe devem dar diretrizes claras para seus colaboradores e checar se elas estão sendo cumpridas. Aliado a um sistema moderno e fácil de acessar e atualizar, esse desafio pode ser superado, fortalecendo a cultura na empresa.

3. Acessibilidade das informações

Superando o desafio da gestão do conhecimento nº 1 e modernizando a estrutura do sistema, é importante ficar atento à acessibilidade das informações dentro dele. 

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A organização das informações é uma etapa fundamental e que pode ser dividida entre os departamentos para que todos criem suas pastas e subpastas dentro de uma ferramenta bem projetada para hospedar os dados da empresa.

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A acessibilidade do sistema também inclui recursos de segurança como criptografia e controle de acesso para garantir a proteção e permitir que apenas usuários autorizados entrem no sistema.

Benefícios da gestão do conhecimento

Superar os desafios da gestão do conhecimento traz resultados importantes, como redução do tempo de busca por informações em 35% e aumento da produtividade entre 20% e 25%, segundo um relatório produzido pelo McKinsey Global Institute.

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Além desses, criar uma cultura de aprendizado compartilhado também traz outros benefícios como:

• rapidez nas tomadas de decisão;
• melhoria na forma de disponibilizar e acessar conhecimento; 
• incentivo a colaboração na criação de novas estratégias de negócio;
• facilidade de comunicação entre os setores da empresa;
• mais capacidade de análise de dados e extração de informações qualificadas;
• proteger as informações do sistema com tecnologia de segurança avançada;
• otimizar os treinamentos de atualização e onboarding na empresa. 

3 boas práticas de gestão do conhecimento nas empresas

Agora que você já sabe os desafios e o que pode obter com esse trabalho, reunimos algumas dicas boas práticas de gestão do conhecimento nas empresas.

1. Incentive a troca de conhecimento

Para ter uma base rica de gestão do conhecimento, incentive a cultura de troca de conhecimento. Crie mensagens de incentivo e divulgue as atualizações do sistema para que toda equipe fique por dentro das novidades e conquistas da empresa.

2. Apoie a criação de modelos de trabalho

Relatórios, planilhas e apresentações podem seguir modelos padrão, facilitando a organização do conhecimento. A padronização ajuda a não esquecer de detalhes importantes, ao mesmo tempo que cada setor tem a liberdade de incluir dados específicos da sua área.

3. Divulgue a existência da ferramenta

O sistema de gestão do conhecimento é um recurso rico da empresa, então, os líderes devem sempre lembrar da sua existência e incentivar que a equipe use para fazer as pesquisas. Vale inclusive criar uma newsletter interna com os destaques do mês, por exemplo.

Mais conhecimento mais alinhamento na empresa

Superar os desafios da gestão do conhecimento e criar uma cultura de compartilhamento ajuda a garantir o alinhamento dos processos, o que facilita o treinamento de novos colaboradores, principalmente quando é preciso terceirizar alguma área.

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