Como melhorar o atendimento via WhatsApp? 6 dicas

Entenda a importância do app para os negócios e aprenda dicas de como melhorar o atendimento via WhatsApp e oferecer um serviço 5 estrelas.

Atualmente, são poucas as pessoas que não utilizam o WhatsApp. De acordo com o Statista, só no Brasil são 118.5 milhões de usuários. Essa popularidade levou a criação de uma versão para empresas, o WhatsApp Business, mas como melhorar o atendimento via WhatsApp e utilizar o canal com mais eficiência?

Se sua empresa oferece essa forma de contato, já passou por situações como receber mensagens fora do horário comercial e até ser cobrado pela demora na resposta.

É importante destacar que para que um negócio use o WhatsApp comercialmente para vendas e atendimento ao cliente, é preciso que ele seja homologado pela Meta e atende às regras da plataforma em relação ao padrão de resposta, o que exige mais tempo e estrutura para organização.

Ao criar uma base para o serviço, incluindo automações, configurando mensagens e organizando uma fila para os atendimentos, todos os tickets abertos pela ferramenta serão respondidos.

Quer aprender como melhorar o atendimento via WhatsApp na sua empresa? Continue lendo e conheça algumas dicas simples, mas infalíveis para oferecer um suporte de qualidade. 

Boa leitura!

Por que o WhatsApp é um canal tão importante?

Antes das dicas, é importante entender a relevância do WhatsApp como ferramenta de comunicação com os clientes.

O fato de o aplicativo ser gratuito e funcionar em todos os sistemas operacionais presentes nos smartphones e em outros dispositivos móveis o torna um canal acessível. Para se ter uma ideia, uma pesquisa da Mobile Time mostra que 54% dos brasileiros têm o WhatsApp instalado no seu aparelho.

Além disso, o app também atende uma necessidade básica dos consumidores: agilidade na comunicação. Dessa forma, as empresas podem aproveitar a preferência pela ferramenta para criar um canal de marketing, venda e atendimento para os clientes.

Por isso, o WhatsApp é um canal importante, pois atende com rapidez muitas demandas rotineiras que os clientes precisam resolver no dia a dia como:

  • fazer perguntas;
  • solicitar suporte técnico;
  • receber ofertas promocionais;
  • comprar produtos e serviços;
  • cancelar serviços.

Dessa forma, tanto pequenas quanto grandes empresas podem oferecer atendimento profissional pela ferramenta. 

5 dicas de como melhorar o atendimento via WhatsApp

Fazendo alguns ajustes para melhorar o atendimento via WhatsApp, a equipe de suporte vai conseguir trabalhar de forma mais organizada. Para te ajudar, separamos seis dicas para profissionalizar o uso do app:

1. Ter um helpdesk integrado ao WhatsApp

Uma estratégia eficiente para melhorar o atendimento via WhatsApp é ter o helpdesk da empresa conectado ao aplicativo. Essa integração facilita o trabalho dos atendentes do suporte que podem gerenciar todos os tickets a partir de um sistema central.

Além de organizar o atendimento e agilizar as respostas, o sistema de helpdesk integrado ao WhatsApp ainda ajuda em outras tarefas importantes como: 

  • fazer coleta de dados sobre os atendimentos;
  • distribuir os tickets entre os atendentes;
  • fazer o tagueamento das conversas;
  • automatizar algumas etapas do atendimento.

2. Definir o horário de atendimento da empresa

Muitas vezes o comportamento do usuário com uma ferramenta demanda adaptações para que ela seja melhor utilizada. Foi o que aconteceu no WhatsApp. A facilidade de mandar mensagens fez com que os usuários esquecessem que empresas têm horário de atendimento.

Com isso, surgiu a versão Business do app que permite definir o horário que o negócio está disponível na ferramenta, uma forma simples de melhorar o atendimento via WhatsApp.

Aliado a isso, é possível criar uma mensagem automática que é enviada quando uma pessoa manda uma mensagem, avisando do horário e solicitando o aguardo na resposta.

Isso torna o atendimento mais profissional e estabelece um limite, que é muito útil em pequenos negócios, para tirar a impressão de que o dono está disponível a qualquer hora

3. Usar tags para organizar conversas

As tags são recursos semelhantes aos marcadores de e-mail e servem para organizar as conversas e melhorar o atendimento via WhatsApp.

Esse recurso está disponível na versão Business do aplicativo e a ideia é criar tags como respondidas, em andamento e não respondidas. Também é possível criar filtros mais específicos como reclamações ou urgências.

Se a empresa trabalha com um helpdesk integrado ao WhatsApp, o tagueamento também pode ser feito pelo próprio sistema de maneira ainda mais fácil, o que evita que o atendente esqueça de tickets que ainda estão abertos. Utilizando o helpdesk, a empresa também pode fazer outros tipos de tagueamentos como tipo de cliente, motivo de contato e outros, tudo para gerar insight sobre seu produto e processos.

Esse procedimento cria uma fila de atendimento, mostrando o que é prioridade para a equipe.

4. Configure respostas rápidas para respostas mais ágeis

Em todo site, é comum encontrar uma página com respostas para perguntas frequentes. O WhatsApp Business tem um recurso que permite criar bancos de respostas para as perguntas recorrentes que são recebidas todos os dias. 

Isso ajuda a melhorar o atendimento via WhatsApp porque agiliza as respostas, o que contribui para aumentar a satisfação do cliente.

Os sistemas de helpdesk também oferecem essa funcionalidade e a configuração pode agilizar tanto o atendimento tanto pelo WhatsApp quanto pelos outros canais de comunicação via texto da empresa.

Então, sempre que alguém perguntar o valor do frete para envio em bairro X da cidade, é possível buscar nas respostas cadastradas e enviá-las em instantes.

5. Invista em treinamento para a equipe trabalhar com a plataforma

Todas as dicas acima sobre como melhorar o atendimento via WhatsApp precisam ser ensinadas para toda equipe. Assim, todos aproveitam os benefícios das ações implementadas.

Por isso, invista em treinamentos de atualização para explicar o que é o WhatsApp Business e helpdesks,seus recursos disponíveis, como eles serão aplicados, etc. Vale a pena, inclusive, criar um manual para ser fonte de consulta da equipe. 

Tenha uma equipe de atendimento qualificada

Gostou das dicas de como melhorar o atendimento via WhatsApp? Elas são estratégias úteis de serem implementadas e ainda ajudam a reduzir os custos de serviço.

Para colocar tudo isso em prática é preciso ter uma equipe competente, certo? Falta esse detalhe no seu negócio?

A Cloud Humans é especialista em atendimento via WhatsApp e nossa equipe de profissionais consegue entregar um atendimento humanizado e tempos de resposta abaixo de 1 minuto ou o dinheiro de volta. 

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